企業辦公室事務管理論文

　　當前無論哪個企業和單位都有辦公室管理部門，因為辦公室具有管理服務、綜合協調、監督指導、參謀諮詢等多項職能。小編整理了，有興趣的親可以來閱讀一下!

　　篇一

　　辦公室管理事務分析

　　摘 要 當前無論哪個企業和單位都有辦公室管理部門，在很多單位看似可有可無的部門，其實卻是發揮著重要的作用。

　　關鍵詞 辦公室 管理事物 分析

　　中圖分類號：F272.3 文獻標識碼：A

　　辦公室是一個企業不可缺少的重要部門，之所以重要是因為辦公室具有管理服務、綜合協調、監督指導、參謀諮詢等多項職能。這些職能發揮得好壞，對企業及其它部門的全域性工作有著直接的、重要的影響。

　　辦公室管理工作千方萬緒，如何發揮辦公室綜合樞紐作用，如何加強辦公室管理工作， 相信是個不輕鬆的話題。做過辦公室主任的人都知道， 很難，但是總有人來做，來管，管理要從健全制度、創新機制、落實責任三個方面下功夫，這三個方面做好了，辦公室工作各類紛繁複雜的工作也就迎刃而解。

　　1辦公室管理事務的內容

　　在當前的行政辦公管理的過程中，離不開辦公室管理事務，其辦公室的主要工作分為以下幾方面：

　　首先，做好辦公室的各項基礎管理工作，涉及規章制度的健全和完善、檔案的辦理和歸檔、文字的處理工作、統計報表工作、宣傳報道工作、宿舍管理工作、人力資源管理工作等。在辦公室工作人員較少的情況下，沒有落下，沒有拖後腿，儘管有些繁忙，但總體而言是較到位、較全面的。

　　其次，做好服務策劃工作。辦公室工作的立足點就是搞好服務：為領導服務、為各科室車間服務、為一線員工服務。為公司的發展，為員工安心工作做好後勤保障，在條件允許的情況下，積極做好企業的“後勤部”。

　　其三，做好團結協調工作。辦公室作為“矛盾集合體”與各部門精誠團結、協作共進，配給各部門搞好工作、處好關係。各科室，辦公室之間通力配合，積極配合相關部門，做好工作。

　　2做好辦公室管理工作需注意的方面

　　要做好好辦公室管理工作，首先，應當弄清辦公室的工作特點。作為辦公室，其主要職能包括：上傳下達、文祕工作、商務宣傳、車輛管理、後勤管理、檔案管理、辦公物品管理、制度實施過程中的監督以及其它事務辦理等諸方面工作，與業務科的工作是千差萬別。辦公室工作繁雜、零亂，頭緒多，既要對外樹立形象，搞好宣傳和協調，又要對內負責。從維護機關執行的穩定性和規章制度執行的嚴肅性來講，“照章辦事”應是辦公室工作的主要立足點。辦公室工作人員只有在把握好這些工作特點，才能真正在思想上提高認識，樹立大局觀念和全面服務的思想。

　　其次，辦公室工作原則性強，必須不偏不倚地執行領導的管理意圖，從單位的實際出發，把握住大的原則和方向。無論是辦公用品添置，還是車輛維修，作為辦公室工作人員首先要對所購物品或維修是否必須做出判斷和分析。在報請領導批准時，不能搞特殊、徇私情，要對領導負責，對單位負責。這就要求辦公室一方面不斷完善各項管理制度，將大的原則落實到各項具體規定中，凡事做到有章可循，實行靜態化管理;另一方面要在加強制度化管理上下功夫，因為好的制度要靠執行才能收到實效，才不會出現以權謀私、欺上瞞下的現象。

　　第三，只有加強辦公室人員的分工與合作，才能充分調動辦公室人員的積極性，最大限度地堵塞漏洞。辦公室工作千頭萬緒，這就要求辦公室人員分工明確，各管一攤。這樣一旦遇緊急或突發事務，才能全力去做，保證及時解決。如果分工不夠明確，出現推諉現象，勢必影響工作的正常進度。到最後，工作拖拖拉拉，不但有害同事間的感情，影響到下一步工作，也損害辦公室整體形象。在強調分工的同時，要加強同事間的合作，才能取長補短，增進同志間的情誼和默契。

　　第四，辦公室工作人員應當時時處處多留心、多注意，做到積極主動。作為一名辦公室工作人員，猶如單位的監視器，出現問題應及早發現。何時何地也不能忘記自己的職責，多留意單位的情況，發現或聽到問題，要積極主動，儘快解決。遇有問題，稍有拖延，到最後不是問題成堆，就是留下後患。因此，辦公室工作人員遇事積極主動，既做到細緻入微又做得雷厲風行，堅決杜絕拖拉的工作作風，從而減少辦公室工作中的疏漏。

　　第五，作為一名辦公室辦公室管理工作者，在辦公室工作中起著重要的承上啟下的作用。如何發揮個人能動性，調動好辦公室人員的積極性，形成團結向上的戰鬥集體，是辦公室管理者努力奮鬥的目標。日常工作要求辦公室管理者是個多面手，無論是文字與宣傳，還是財務，辦公室管理者都要以身作則、帶頭去幹。在工作中靠發號施令、指指點點，有時不但解決不了問題，還會將問題搞複雜，進而失去同志間的信任，直接影響工作程序。說一千道一萬，不如用實際行動帶動大家一起幹。只有在搞好辦公室人員團結的基礎上，抓大放小，分工合作，各負其責，才能充分調動大家幹好工作的積極性，給領導當好助手，給單位做好服務。

　　3辦公室事務管理的創新點分析

　　3.1統籌兼顧，做好三個善於

　　辦公室工作在時間安排上大致可以劃分為日常性工作***文祕、檔案、接待、司機、信訪等***和突發性工作兩類***上級突然分派任務、特殊時期的特殊事情***，繁重的日常工作和不可預測的突發性工作決定了辦公室必須具備統籌安排的基本素質，否則就只能手忙腳亂。精神疲憊最終導致效率不高、質量不佳，所以要做到三個善於：一善於制定計劃，忌盲目。辦公室工作雖然雜，但仍有一定規律的。二善於主動工作，忌被動。對於常規性工作必須早做部署、早做安排，如工作計劃、工作總結，檔案整理等工作。三善於突出效率，忌拖拉。凡事已經明確了的工作任務要在規定的時間內完成，否則只能造成工作積壓。

　　3.2和諧相處，加強三個協調

　　無論辦公室工作的任務繁雜程度如何，服務領導、服務基層、服務群眾始終貫穿與各項工作始終。只有爭取理解服務的內涵，分清服務的層面，把握服務的深度，才能抓住辦公室工作的核心。

　　***1***上行協調多彙報。在落實上級和局領導的指示及配合上級有關部門的調研中，堅持多請示、多彙報，認真做好各項協調配合工作。 　　***2***平行協調多交流。辦公室與其他部門加強溝通，密切配合，相互扶持，保證機關的正常運轉。辦公室有一條工作原則，屬於辦公室的工作要完成，不屬於辦公室系列的工作找到了也要完成，不屬於辦公室的工作發現了問題要說話，及時與業務科室溝通，不能讓工作出現真空。

　　***3***下行協調多幫困。要堅持聯絡基層、服務基層，加強與基層的聯絡與協調，傾聽他們的意見，幫助他們一起解決困難和問題。

　　3.3不斷進步，實現三個提高

　　一提高規範化管理水平。規章制度要細化，要準確，要完善，照著能做、有操作性。建立健全綜合協調製度、考核評比制度、督察督辦制度、資訊報送制度等各項規章制度，使之有章可循，有規可依，違制必究，真正做到用制度管事管人。二提高隊伍素質水平。辦公室工作政策性強，涉及面廣，工作人員的素質直接關係到完成工作的效率和全域性形象。三提高學習調研水平。加強學習和綜合資訊調研是當前辦公室工作的重點。這就要求我們從辦公室的實際出發、加強業務培訓和業務考核，提高每個同志的文字表達能力，綜合協調能力和調研分析能力，使辦公室工作既出工作，又出人才。

　　3.4做好辦公室工作，必須強化下四種意識

　　首先，大局意識。辦公室的工作是政策性、全域性性很強的工作。想問題應站更高一些，辦事情要有全域性意識。心中要有一本賬，對各個教研室的情況要非常清楚，精於結合，把工作具有創造性地開展起來。

　　其次，服務意識。為教學、為科研、為教師搞好服務是辦公室最重要工作職責。做好辦公室的工作，必須要強化並提高人員的服務意識。衡量辦公室工作好壞的其中一個標準就是要看所做的服務能不能讓領導滿意。要自覺做到標準上求高，措施上求嚴，工作上務實，不斷拓寬服務層面，提高服務水平。

　　其三，參謀意識。辦公室是一級領導決策的參謀部，辦公室人員不能只聽命令辦事，應該圍繞工作的中心，全心全意的為做好決策服務。一是要貼近領導的思路，為領導考慮，要謀在問題的關鍵處。二是要提前運作。在決策前先調查研究，結合實際情況，提出一些建議供領導參考。三是要敢於進言，善於為領匯出謀劃策，在其過程中既要能看出工作中出現的問題，又能在看到問題後努力的找出解決問題的方法。當然向領導提出建議或意見時一定要注意自己的表達方式，不可把自己的觀點強加於領導，做到“獻計不決策”。四是要出於公心，只有這樣參謀的東西才是有價值的。辦公室人員一定不能出於私心向領導進讒言，這樣不僅會導致領導的決策結果出現偏差，而且會影響團隊的合作。

　　其四，奉獻意識。辦公室管事的範圍比較廣，從年頭一直忙到年尾，加班加點的工作，常常年假也不能休息，過的很是辛苦。當然既然選擇了這個職業一定要努力做好，不能怕吃苦受累。要有無私奉獻的精神，對於個人的得失不能斤斤計較，要正確處理個人與集體之間的利益關係，樂於奉獻;要有強烈的責任感和榮譽感，誓為自己的事業奉獻終身。

　　參考文獻

　　[1] 李珂珂.淺談如何提高辦公室管理的科學化[J].價值工程，2013***21***.

　　[2] 趙程鵬.探討基層供電企業辦公室管理精益化的實現[J].中國管理資訊化，2013***2***.

　　篇二

　　論企業辦公室事務管理的內涵與特點

　　【摘 要】 本文闡述了企業辦公室事務管理的內涵及特點，提出了加強辦公室事務管理的對策建議。要從工作的規章制度制定方面入手，做好辦公室事務的建章立制工作;要堅持工作的流程化、制度化、技巧化原則;要統籌優化工作程式，改變工作的分散性、繁瑣性;要堅持勤儉節約的原則，儘量減少工作成本。

　　【關鍵詞】 辦公室;事務管理;內涵;特點;對策

　　辦公室事務管理工作能影響到辦公室工作的效率，所以要加強辦公室的事務管理工作。辦公室事務管理工作非常繁瑣，包括辦公室環境的佈置安排、辦公材料選購、檔案收發歸檔工作、辦公室人員工作行為準則制定、辦公室硬體配置及使用規章制定等。管理事務的複雜性決定了管理工作的難度，加強辦公室事務管理的內涵與特點學習，能有效指導辦公室管理工作。

　　一、企業辦公室事務管理的內涵

　　辦公室事務管理工作是對企業內部的規範與強化，在日益激烈的市場競爭環境下，企業的各項管理工作的效果直接影響到企業的發展與市場份額，辦公室事務管理工作便是其一。辦公室的事務管理代表著企業的綜合管理水平，也直接影響著企業的業務開展工作及企業的日常運營。辦公室事務管理工作作用可以大到影響著企業的管理革新與調整，還擔任著企業的管理、服務、決策等責任。

　　辦公室事務管理工作在企業能起到紐帶的作用，其管理工作的內容主要包括：辦公室環境佈置及辦公用品採購、檔案的收發整理、介紹信的開具、會議行政類工作等。辦公室事務管理工作就類似於企業的中轉站，將企業的各部門聯絡起來，為各部門或企業的個體員工提供服務，因此管理中服務性質是其管理工作的一大內涵。

　　辦公室事務管理工作中較為重要的一點就是開展業務，業務的開展是企業的運營工作部分，企業的業務是企業發展的動力與源泉。辦公室管理中會有相關的業務工作，主要表現為：辦公室管理人員要具備基本的電話禮儀，便是為企業業務管理工作服務，辦公室管理人員在業務管理工作時，主要是對客戶進行業務解說、答疑，還包括一些重要的業務客戶與企業經理人的洽談工作相關安排，辦公室管理人員在進行業務工作協調時扮演的就是企業的樞紐;辦公室管理人員工作還會涉及到企業的業務文件整理，這是辦公室事務中的服務工作環節，進行文件的整理關乎企業的運營，直接代表著企業的業務水平與管理體制的落實。

　　辦公室事務管理工作還會參與企業的決策。企業的決策需要一定量的資料參考，作為企業的內部管理人員，負責準備相關的報告資料，企業做相關決策時便需要考慮企業的管理實務系統，辦公室的事務管理便包含其中。之所以說辦公室事務管理工作某種程度上就是參與企業決策，是因為辦公室事務管理是站在大局的、全面的角度在進行企業的內部管理，這可以為企業的運營與管理控制提供相關的資料參考，辦公室的事務管理可以為企業決策起到輔助作用。

　　二、辦公室事務管理的特點

　　從辦公室事務管理的內涵來看，不難看出其工作特點。總的來說，辦公室事務管理的特點包括服務性、分散性、專業性、主動性與繁雜性。

　　首先，辦公室事務管理工作具有專業性。辦公室事務管理工作的勝任需要進行一定的學歷及課程培訓，這就表明其管理工作的專業性。在辦公室事務管理的課程中包括辦公室事務管理禮儀培訓、電話用語培訓、應用文案類的寫作等。辦公室事務管理的主要職能是事務管理與業務服務。在事務管理工作中需要一定的應用文案的寫作技能、基本的管理理念，而業務服務職能則需要管理人員具備合格的電話禮儀，電話禮儀是企業電話業務交流時的必需技能，良好的電話禮儀是管理人員在業務服務中提升企業業務水平的基礎。辦公室事務管理的專業性與此體現。

　　其次，辦公室事務管理工作還具有服務性與主動性。辦公室事務管理工作是服務性質的，辦公室事務需要進行辦公室環境的美化，美化的目的在於塑造企業形象，還能為企業員工提供良好的環境，有助於提高員工的工作效率。辦公室事務中最大的服務專案便是企業的業務服務，管理人員要為企業內部提供協調性服務，以便參與企業的決策。辦公室事務管理的服務性決定了其主動性。辦公室事務管理因為主要是為企業提高內部或外部的服務管理，所以工作要有超前性與主動性。辦公室事務管理工作需要主動佈置環境，主動協調業務，提前想上司所未想的工作並落實準備工作，提高服務水平。

　　再次，辦公室事務管理還具有繁雜性。辦公室事務包括佈置辦公區域、採購辦公用品、業務服務等，其中各部分工作需要按步驟進行，但是會有眾多的突發情況，將原來流程化的工作打亂，這就決定了管理事務的繁雜性。辦公室事務管理作為一項服務性的工作，會面臨各種服務需求，這就會增加工作的瑣碎事件，繁雜性是所有服務管理工作的共同特點，實際的辦公室事務操作也不例外。

　　最後，辦公室事務管理工作還具有分散性。所謂分散性就是該管理工作不侷限於一種事務的管理，而是管理零散到每個管理工作環節，這是由辦公室事務多樣性決定的。關於辦公室事務管理的分散性，舉個例子來理解，辦公室的器具使用管理方面，辦公室要先進行器具的購買記錄，要定時進行狀況檢查，一旦發現損壞立即保修，使用時髒了或破損，要及時進行保潔與更換以免耽誤使用。這項工作表面有一定的流程，但是實際上卻是繁瑣無章的，每一項管理工作都要環環相扣，但是管理工作各環節又是分散的。

　　三、加強辦公室事務管理的對策建議

　　加強辦公室事務管理要從工作的規章制度制定方面入手，做好辦公室事務的建章立制工作。辦公室管理需要堅持工作的流程化、制度化、技巧化等原則。要結合管理工作的特點，將工作進行統籌優化，改變工作的分散性、繁瑣性，制定流程規定。

　　加強辦公室事務管理，需要簡化並優化工作流程，變複雜的工作為系統的工作，並且在辦公室事務管理中堅持勤儉節約的原則，在辦公室佈置、郵件收發、材料選購方面儘量減少企業的成本，能以低成本保證高質量的辦公室事務管理才是辦公室事務管理的最高境界。

　　總之，辦公室事務管理工作是企業內部較為繁雜的工作，但是在企業擔負著服務、管理、參與決策的職能，其意義可見一斑。做好辦公室事務管理需要對工作的特點進行分析，以求取得更好的管理效果。

　　【參考文獻】

　　[1] 陳顯平.淺議機關辦公室事務工作的精細化管理[J].經管空間，2010***15***.

　　[2] 馬紹民.辦公室事務管理之教材管理[J].事務管理，2009***2*** .